کاربردهای نوانک برای واحد روابط عمومی و سازمان ها

نوانک به عنوان یک رسانه ی تاثیر گزار و کارآمد در حوزه های مختلف ، می تواند کاربردهای بسیار زیادی در خصوص فرآیندهای اطلاع رسانی ، خبر رسانی ، رویدادی و … داشته باشد.
از آنجا که موارد گفته شده بخش مهمی از اقدامات هر سازمان را تشکیل می دهد ، واحد بسیار مهمی در همین خصوص ایجاد شده که ما آن را با عنوان روابط عمومی می شناسیم .از جمله وظایف بسیار مهمی که در هر سازمان به عهده ی واحد روابط عمومی است می توان به تصمیم سازی در خصوص سیاست های خبری، تبلیغی ، انتشاراتی، آموزشی و مطالعاتی سازمان اشاره کرد

روابط عمومی قلب تپنده سازمان

روابط عمومی هر سازمان به نوعی پیشانی آن مجموعه بوده و در صورت اجرای درست برنامه های این واحد است که در خیلی از اوغات ، ارزیابی فعالیت های مجموعه ها به درستی شکل می گیرد. در بسیاری از سازمانها شاهد آن هستیم که به رغم فعالیت های مستمر مدیران و تلاش های بی دریغ کارمندان ، همچنان در ذهن مشتریان یا ارباب رجوعان دیدگاه مثبتی در قبال فعالیت های صورت گرفته وجود ندارد .در سازمان های بزرگ نیز که نیاز به اطلاع رسانی و برقراری ارتباط با سایت ها ، جراید و رسانه های گروهی وجود دارد نیز به دلیل عدم پیش برد صحیح برنامه های روابط عمومی شاهد بروز اخبار و اطلاعات ناصحیح و غیر موثق هستیم که نه تنها هیچ کمکی به مراجعین سازمانها ندارد ، بلکه می تواند سبب پیدایش بسیاری از مشکلات شود که نمونه های آن را در ارائه ی اخبار ضد و نقیض اجرای قوانین دستگاههای کشوری می شنویم و تکذیبیه های متعاقبی که از سوی واحدهای روابط عمومی آن سازمانها اتفاق میوفتد .

فعالیت های واحد روابط عمومی صرفا مربوط به افراد خارج از سازمان نیز نمی شود ، بلکه بسیار از کارمندان و پرسنل هر مجموعه نیز جزو مخاطبین این واحد به شمار می آیند. موضوع تکریم پرسنل و پیاده سازی صحیح آرمان های سازمان و بهبود اخلاق سازمانی نیز جزو مهم ترین وظایف واحد روابط عمومی به حساب می آید. سازمانی که کارمندان چابک و بانشاط داشته باشد ، سازمانی که پرسنل اخلاق مدار داشته باشد و سازمانی که توانسته اهداف بین پرسنل و مدیران را به یکدیگر پیوند زده باشد قطعا می تواند در رسیدن به آرمان ها و اهداف اهتمام بیشتر را داشته باشد .

کاربردها و منافع نوانک

بخش مهمی از فعالیت واحد های روابط عمومی  در خصوص اطلاع رسانی های مربوط به فعالیتهای سازمان است .به عنوان مثال اگر قرار است که مدیران واحدی خاص در روز و ساعتی مشخص گرد هم آیند و در خصوص موضوع مهمی به بحث بنشینند ، این وظیفه ی واحد روابط عمومی است تا در این خصوص به افراد خبر رسانی به موقع و درستی را انجام دهد تا در زمان مقرر جلسه ی مدیران شکل گیرد. از گذشته نیز مرسوم بوده که میران روابط عمومی از رسانه های مختلفی برای اطلاع رسانی این قبیل موضوعات استفاده می کرده اند . نامه ، تلفن ، فکس ، پیامک ، سایت و اخیرا شبکه های اجتماعی .

اما همانطور که می دانید هر یک از این رسانه ها نیز دارای مزایا یا محدودیت هایی بوده یا هستند.از جمله ی این ها به عنوان مثال در نامه نگاری موضوع زمان بر بودن و غیر برخط بودن ، در تماس تلفنی زمان بر بودن ، در فکس بر خط نبودن و ایرادات سیستم های ارتباطی ، در پیامک مشکل بلاکی ها و در شبکه های اجتماعی مشکل غیر رسمی بودن و نداشتن اطلاعات دقیق از دریافت اخبار از سمت مخاطبین جزو مواردی است که معمولا مدیران روابط عمومی آنها را به خوبی درک کرده اند .
در مورد اطلاع رسانی های واحد روابط عمومی چند نکته بسیار حائز اهمیت است . موثر ، سریع ، برخط و لحظه ای بودن و گزارش سازی  قوی .
همانطور که می دانید موضوع اطلاع سانی اخبار نیز بسیار امر مهمی است که در صورتی که هر یک از مخاطبین پیام را به درستی دریافت نکرده باشند ، احتمال بروز بسیاری از مشکلات و ناهماهنگی ها وجود دارد که این امر ناشی از عدم اجرای صحیح اطلاع رسانی سازمان است. ما در نوانک برنامه های بسیار مهمی را برای هر یک از سازمانها آماده کرده ایم که به بهترین شکل بتوانند کارهای خود را پیش ببرند.در نوانک شما این امکان را خواهید داشت تا بتوانید با تهیه یک فایل صوتی از مطلبی که قرار است اطلاع رسانی شود نسبت به ارسال انبوه پیام در لحظه ای کوتاه اقدام کنید .
به عنوان مثال اگر قرار است که به مدیران واحد های مختلف گفته شود تا در ساعت خاصی برای برگزاری جلسه حضور داشته باشند از طریق ضبط صدای خود یا ارسال سفارش ضبط به نوانک برای تولید فایل صدا می توانید محتوای مد نظر خودتان را در لحظه ایجاد کنید .حتی این قابلیت را نیز دارید که در صورتی که کار پیش آمده بسیار سریع قرار است تا انجام شود و زمان زیادی برای سفارش ضبط یا انجام آن توسط خودتان ندارید بتوانید از طریق ابزار آواخوان که داخل پنل موجود است نسبت به آماده سازی فایل صدا اقدام کنید. این کار زمان بسیار کمی را از شما می گیرد به این علت که فقط متن مورد نظرتان را در سیستم ما تایپ می کنید و بلافاصله نوانک می تواند فایل صوتی مناسب را با گویش آقا یا خانم در اختیارتان قرار دهد.

داستانی کوتاه

در یکی از شعب سرپرسی بانکهای استان اقدام بسیار جالبی از طرف روابط عمومی سازمان و مدیر کل آنجا انجام می گرفت و این بود که برای هر نوع از اطلاع رسانی ها فایل صوتی با صدای مدیر بخش روابط عمومی تهیه می شد . از آنجایی که مدیران بخش های مختلف نیز با ایشان و تن صدایشان آشنایی داشتند ، این اقدام به اثر بخشی هر چه بهتر پیام کمک می کرد.
در سازمان دیگری هم در رابطه با تبریکات اعیاد و مناسبت ها یا اخبار مربوط به پیشرفت ها و موفقیت های سازمان فایل صوتی با صدای مدیریت کل مجموعه تهیه می شد که برای تمامی پرسنل و کارمندان ارسال انجام می شد.این اقدام به ظاهر ساده باعث ایجاد حس نزدیکی و صمیمیت بیشتری در کل مجموعه شده بود که نشان از تاثیر گزاری بسیار زیاد محتوای صوتی و زنده است .
برگردیم به موضوع ارسال پیام ، برای پیگیری بقیه موارد نیز کار خیلی ساده است چون زمانی که فایل صوتی شما آماده شد به سرعت می توانید نسبت به ارسال از طریق نوانک اقدام کنید .
در اولین مرحله ما توانستیم فایل صوتی موثر و جذابی را آماده کنیم که تاثیر گزاری بالایی را برای مخاطبین ما به همراه داشته باشد .اقدام بعدی جهت انجام پروسه ی اطلاع رسانی ارسال فایل صوتی ضبط شده است.
نوانک به شما این امکان را می دهد تا اگر قبلا لیستی از مخاطبین را دفتر چه ی تلفن پیشرفته ی نرم افزار ذخیره کرده اید به عنوان گیرنده ی پیام انتخاب کنید و اگر هم اطلاعاتی از قبل وجود نداشته در همان زمان از طریق فایل متنی یا اکسل تمامی شماره ها را ظرف چند ثانیه به سیستم وارد کنید و با کلیک کردن بر روی گزینه ی ارسال پیامتان را به گوش مخاطبین برسانید.
همانطور که ملاحظه کردید کار بسیار ساده و در عین حال سریع انجام شد . اما هنوز تمام نشده ، احتمالا برایتان مهم است تا بدانید ارسال ها به چه صورتی انجام می شوند؟ خب نوانک در هر لحظه حداقل 120 تماس تلفنی را برای شما بر قرار می کند و این یعنی اگر ارسال های شما 1000 مورد هم باشد نهایتا ظرف چند ثانیه تمامی مخاطبین شما آن را دریافت خواهند کرد .
مدیر وقت روابط عمومی اتاق اصناف یکی از استان ها عنوان می کرد که با داشتن نزدیک به 100 اتحادیه زیر مجموعه و اینکه هر یک از زیر مجموعه ها نیز دارای میانگین 5 عضو هستند ، در بسیار از اوغات شرایطی پیش می آید که بر اساس ابلاغیه ها و یا دستورات وزارت خانه نیاز است تا در سریعترین زمان نسبت به اطلاع رسانی برگزاری جلسات اقدام کنند .در دسترس ترین و در عین حال سریع ترین روش نیز ارسال پیام صوتی از طریق نوانک بود .

اطلاع رسانی سریع

سرعت انجام اطلاع رسانی از طریق نوانک می تواند به شما کمک کند تا در لحظه بتوانید اطلاع رسانی های مهم مربوط به کارتان را به گوش رسانه ها و افراد مختلف برسانید .به عنوان مثال اطلاع رسانی صحیح و سریعی که از جانب روابط عمومی سازمان گاز در خصوص قطع ناگهانی انشعابات یکی از خیابان ها به دلیل گود برداری غیر اصولی یک پروژه ای عمرانی انجام می شود کمک زیادی به آگاهی مردم از وضع به وجود آمده و همراهی آنها خواهد داشت .همچنین دیگر شاهد به وجود آمدن اخبار ضد و نقیض از سوی رسانه ها و همینطور نگرانی و عدم آگاهی مردم از وضع به وجود امده نیستیم.

از آنجایی که حتما براینتان مهم است تا مخاطبین به فایل های صوتی گوش کنند می توانید از سیستم بخواهید تا در صورت عدم پاسخگویی تماس از سمت مخاطب ، نوانک برای بار دوم یا حتی سوم نیز با ایشان تماس بگیرد . این قابلیت فقط در رسانه ای مثل نوانک برای شما وجود دارد که تا این اندازه بتوانید به نحوه ی عملکرد دستگاه اطمینان داشته باشید که به بهترین شکل پیگیری های مربوط به اطلاع رسانی های کار شما را انجام دهد.

گزارش گیری

خب در آخرین مرحله که اتفاقا مهم ترین آنها نیز هست ، موضوع گزارش گیری از فرآیند اطلاع رسانی است .برای تمامی سازمان ها و ارگانها و بخش های روابط عمومی این موضوع بسیار حائز اهمیت است تا دقیقا رصد کنند که چند نفر و به چه میزان از روند اطلاع رسانی موضوعات مختلف آگاه شده اند .در نوانک می توانید به صورت دقیق مشاهده کنید که چند نفر پیام شما را دریافت کرده اند و هر کدام نیز چند ثانیه از پیام شما را شنیده اند. به جرات می توان گفت در هیچ رسانه ای تا این اندازه مستند سازی قوی برای گرفتن بازخورد از روند اطلاع رسانی وجود ندارد .

یکی از همکاران شاغل در مجمع عمومی بیمه عنوان می کرد که بعضی از اعضا هر بار به بهانه ی عدم اطلاع رسانی به موقع یا درست یا حتی عدم دریافت پیامک متنی دعوت به جلسه نتوانسته اند در جلسه حضور داشته باشند. ایشان عنوان داشتند که بعد از این اتفاقات و آشنایی با سیستم نوانک اقدام به ارسال پیام هم برای تلفن ثابت و هم همراه آنها کرده اند و راهی جز شنیدن پیام و حضور در جلسات برای این دوستان پر مشغله باقی نمانده است .
گاهی از اوغات نیز قرار نیست همه ی افرادی که برایشان اطلاع رسانی صورت می گیرد در جلسه یا رویدادی شما را همراهی کنند ، در این حالت می توانید با ارسال پیام صوتی برای مخاطبین ، در آخر فایل صوتی از آنها بخواهید تا مثلا در صورت تمایل به شرکت در جلسه عدد یک را شماره گیری کنند و یا در صورت عدم تمایل دو را وارد نمایند . پس نوانک می تواند یک رسانه ی دو طرفه برای شما به حساب بیاید که امکان نظر سنجی و ارتباطات دو سویه را می دهد .

اطلاع رسانی مراجعین

فقط درصدی از اطلاع رسانی های سازمان ها مربوط به کارکنان و پرسنل می شود .بخش بسیار بزرگی از ارتباطات با افراد بیرون از سازمان ها انجام می شود.بسیار ار مراجعین نسبت به قرار نگرفتن از وضعیت پیگیری درخواست های خود در آن مجموعه گله مند هستند.آنها می خواهند بدانند که پرونده ی کاریشان در چه مرحله ای قرار دارد و باید چه کارهایی را در جهت تسریع اوضاع انجام دهند.در این دست مسائل احتمالا پیگیری ها یا باید از سمت خود فرد انجام شود و یا از طریق سامانه های پیامک متنی اقداماتی صورت می گیرد.

نوانک می تواند در هر مرحله از فرآیندهای کاری شما ، تمامی اطلاع رسانی های مربوطه را انجام دهد و مراجعین را در جریان جزئیات کار و پرونده بگذارد .همچنین دیگر مشکل پیام های متنی را نیز به همراه ندارد.یعنی بدون داشتن هیچ نوع بلاکی و مشکلاتی از این قبیل اقدام به ارسال پیام برای شما می کند و می تواند رضایت مندی هر چه بیشتر و بهتر را برای مجموعه شما به همراه بیاورد.
نواک برای مراجعین شما نیز بعد از ارسال هر یک از پیام ها می تواند اقدام به نظر سنجی مربوط به خدمات ارائه شده کند تا ببیند آیا افراد از کیفیت خدمات و اقدامات انجام شده رضایت داشته اند یا خیر . رضایت سنجی بعد از هر مرحله از خدمات ارائه شده هم می تواند موجب خشنودی مخاطب شما گردد و هم اینکه پرسنل مجموعه این موضوع را مد نظر قرار می دهند که حتما کیفیت سرویس دهی و پاسخگویی بالایی را برای افراد به اجرا در بیاورند.
و در آخر باید گفت که روابط عمومی و رسانه دو عضو جدا ناشدنی هستند و کاملا به یکدیگر وابستگی دارند و ما در نوانک سعی داریم تا به بهترین شکل ممکن وظیفه ی خطیر اطلاع رسانی و آگاه سازی مخاطبین را انجام دهیم .مطالب گفته شده نیز بخشی از خدمات نوانک را شامل میشد و در صورت تمایل به دریافت اطلاعات بیشتر می تواند در پنل ثبت نام کنید و یا مشاورین ما تماس بگیرید.